Le knowledge managment dans le secteur du volontariat

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Synthèse

L’article que j’ai choisi de vous présenter est centré sur une organisation de volontaires : la CAMRA (Campaign for Real Ale). Cette association coordonne près de 200 festivals de différentes tailles à travers le Royaume-Uni, dans le but de rehausser l’image de la bière, d’enrôler de nouveaux membres et de récolter des fonds. Les auteurs ont choisi d’analyser le fonctionnement de trois festivals différents en taille et maturité. Le but annoncé de l’article est d’observer la façon dont la connaissance est gérée, transmise et partagée dans ce contexte de volontariat où il n’y a pas de contraintes imposant la mise en place d’un système de knowledge management.

La méthodologie utilisée est présentée clairement et simplement. Les trois festivals choisis l’ont été selon des critères précis afin de former un échantillon représentatif de la variété des évènements organisés par la CAMRA. Il a ensuite été décidé de mener des entretiens individuels avec les responsables principaux de chaque événement et de réunir des focus groupes de volontaires en recourant à des questions similaires.

Les résultats et la discussion font ressortir des différences entre les festivals mais globalement leurs fonctionnements en matière de partage et de gestion des connaissances sont similaires. La forte culture de l’oral rend difficile la fixation et la standardisation des connaissances et des procédés. Le savoir-faire se transmet sur la base d’un modèle de « maître-élève » (master-apprentice model). C’est-à-dire que les volontaires expérimentés montrent comment réaliser les tâches aux nouveaux jusqu’à ce que ces derniers soient autonomes et capables de transmettre à leur tour. De façon générale, les auteurs notent un manque de stratégie pour le partage et la gestion des connaissances.

Analyse

La structure de l’article respecte les critères d’un article scientifique. Les faits sont présentés de façon claire et compréhensible. La revue de la littérature présente des références intéressantes malgré que le secteur du volontariat soit encore peu étudié.

La méthodologie est explicite et la sélection de l’échantillon observé, bien que très petit, semble refléter la diversité des festivals organisés par la CAMRA chaque année. Les auteurs ont sans doute été limités par des questions de temps et d’organisation mais il est clair que sur les 200 évènements annuels, le pourcentage étudié paraît infime (1,5%).

Les résultats sont présentés selon les différents aspects observés dans le partage et la gestion des connaissances. Les arguments avancés sont intéressants et confirment les attentes et intuitions sur le domaine du knowledge management dans le secteur du volontariat. Il n’y a, à mon sens, rien de très nouveau dans les fonctionnements décrits mais le simple fait d’avoir pris le temps de mener des entretiens et de les analyser dans cet article permet de renforcer la littérature dans le domaine. En effet, la connaissance tacite et intuitive de chacun sur le knowledge management dans les associations bénévoles mérite d’être publiée sur papier.

Je reprocherais tout de même à la discussion finale de ne pas proposer de solutions au manque de partage et de gestion des connaissances. L’article observe les pratiques de knowledge management dans l’organisation de trois festivals de la CAMRA mais nous n’en apprenons pas plus sur les procédés qui pourraient être mis en place.

Il faut avouer que le simple fait d’attirer l’attention sur les pratiques observées permet au lecteur d’en déduire par lui-même les bons usages pour une meilleure gestion des connaissances.

Néanmoins, l’article est très utile car il permet de transposer le cas précis de la CAMRA à d’autres organisations volontaires.

Contextualisation

Dans le cadre du cours de knowledge management, nous avons été amenés à examiner de plus près le secteur des ONG. L’article analysé ci-dessus permet aisément de faire le lien avec les thématiques abordées en classe.

Beaucoup d’ONG fonctionnent, comme la CAMRA, sur la base des volontaires impliqués. Cela impacte la gestion des connaissances car les gens ne ressentent pas nécessairement le besoin de partager leur savoir-faire.

Une grande problématique à laquelle la CAMRA et les ONG en général font face est le fort turnover des volontaires. Cela implique souvent qu’une grande partie de l’expérience, du savoir-faire et des connaissances tacites partent avec les membres de l’organisation s’ils ne les ont pas explicités au préalable. À la CAMRA, la plupart des volontaires ne participent qu’à la mise en place d’un festival, les équipes sont pour la plupart renouvelées à chaque événement. Dans les ONG, un turnover est également constaté et il est important de trouver un moyen de fixer au sein de l’organisation le savoir-faire et les connaissances de chacun.

La culture orale est mentionnée dans l’article et se retrouve également dans beaucoup d’ONG. Les gens préfèrent la praticité, la simplicité et la rapidité des échanges oraux qui restent informels. Ce phénomène est renforcé par la culture de l’urgence. Les ONG intervenant dans des situations de crise sont amenées à agir dans l’immédiat sans prendre le temps de stocker les connaissances acquises afin de les mettre au service des équipes ou des projets suivants. L’utilité du knowledge management se fait tout de même de plus en plus visible, même dans le secteur du volontariat, et des systèmes se développent dans les ONG afin d’optimiser leurs actions.

Référence

RAGSDELL, Gillian, ORTOLL ESPINET, Eva et NORRIS Michael, 2014. Knowledge management in the voluntary sector: a focus on sharing project know-how and expertise. Knowledge Management Research & Practice [également en ligne]. Novembre 2014. Vol. 12, n° 4, pp. 351–361. [Consulté le 15 mars 2015] Disponible à l’adresse :

http://www.palgrave-journals.com/kmrp/journal/v12/n4/abs/kmrp201321a.html

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Data Management : Evaluation au sein d’une bibliothèque

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La gestion des données (en anglais : data management) est un sujet qui semble se développer de plus en plus depuis l’arrivée de l’ère numérique. Que l’on soit une grande université ou une petite entreprise, il faut trouver le moyen pour gérer l’augmentation exponentielle de ses données.

A la Virginia Tech (Institut polytechnique et Université d’état de Virginie), aux Etats-Unis, quatre bibliothécaires ont mené un audit afin d’évaluer les propriétés des données numériques de leur bibliothèque. Elles ont détaillé leur démarche dans l’article « Data management inside the library : Assessing electronic ressources data using the data asset framework methodology » dont il est question ici.

Les auteurs, Andi Ogier, Monena Hall, Annette Bailey et Connie Stovall, sont les quatre bibliothécaires qui ont mené à bien l’audit d’évaluation des propriétés des données de la bibliothèque de la Virginia Tech. Elles occupent chacune une fonction différente au sein de l’établissement ce qui leur a permis d’apporter chacune leur expertise lors de l’audit.

Le Data Asset Framework

Pour conduire l’évaluation, les bibliothécaires se sont appuyées sur une méthodologie existante, le Data Asset Framework (DAF). Ce procédé a été développé en 2008 par le Humanities Advanced Technology and Information Institute pour répondre à la problématique du « big data » en se centrant précisément sur les données de recherche. Ce genre d’outils naît du besoin de connaître et de comprendre la nature et le contexte des données. Si le DAF concerne précisément les données de recherche, il semble également important de traiter les données de façon plus générales et notamment les données dans de grandes institutions telles que la bibliothèque de la Virginia Tech. Ce besoin s’intensifie avec l’arrivée du numérique qui a considérablement modifié le rôle de la bibliothèque et complexifié la structure de ses collections. La question de la gestion des données se pose de plus en plus et la création de politiques permet de commencer à y répondre. Il semble cependant utile d’agrémenter ces bonnes pratiques avec un traitement plus traditionnel, ce que le DAF permet de faire.

La Méthodologie

Cette méthodologie DAF en 4 étapes est accessible en ligne et sa description détaillée permet aisément de l’appliquer et de l’adapter à divers contextes. Le DAF original propose de commencer par une planification de l’audit. Il s’agit ensuite d’identifier et de classifier les propriétés des données à l’aide d’un outil en ligne (accessible sur le site). La troisième étape est une évaluation plus détaillée, toujours en s’aidant de l’outil en ligne, des principales propriétés afin d’en tirer un protocole de gestion. L’audit se conclut par un rapport et des recommandations.

Méthodologie Data Asset Framework. Disponible à l’adresse: http://www.data-audit.eu/methodology.html

L’Adaptation

Dans le cas de la Virginia Tech, une étape préliminaire a permis de sélectionner l’équipe qui mènerait l’audit en prenant soin de regrouper des bibliothécaires spécialisées dans des domaines différents. Il a également été décidé de focaliser l’évaluation sur les données numériques car elles présentent la plus grande diversité à tous les niveaux (format, typologie, provenance, etc.). L’étape de planification a été appliquée de la façon conseillée par le DAF. Elle a donné lieu à un rapport initial décrivant en détail le déroulement et les bienfaits attendus de l’audit. Une telle évaluation permetant principalement d’assurer le respect du cycle de vie des données. Les auteurs ont ensuite procédé à l’adaptation des formulaires et à la passation des entretiens. L’évaluation des données a été faite dans un premier temps par des responsables de la bibliothèque lors de séances d’une heure non-préparées à l’avance. Cela a permis d’identifier des grands groupes de propriétés qui ont été affinés par les quatre spécialistes. Cet audit a donné lieu à des recommandations et à un rapport final décrivant une vingtaine de propriétés de données jugées pertinentes et améliorant la gestion interne.

Conclusions

Le fait d’utiliser une méthodologie existante a permis aux auteurs de pouvoir mener leurs entretiens sans trop de préparation préalable si ce n’est quelques petits ajustement dans les questionnaires. En plus du gain de temps considérable, le DAF a offert un cadre structuré applicable par quelqu’un d’instruit sans forcément qu’il soit un expert en recherche.

Mener des entretiens auprès de responsables a permis de sensibiliser la direction à la problématique de la gestion des données. Cette prise de conscience à un niveau relativement élevé de la hiérarchie est un bon moyen d’accélérer le processus d’amélioration de la gestion des données. Il paraît effectivement plus facile de faire descendre une information le long d’une structure hiérarchique que de la faire remonter.

Cet article nous amène, une fois de plus, à nous poser la question du rôle des bibliothécaires et plus généralement des spécialistes de l’information dans la recherche. Nous l’oublions parfois, il est donc important de le rappeler : les spécialistes de l’information peuvent et doivent prendre part à des recherches afin de contribuer à l’amélioration du traitement et de la mise à disposition de l’information ainsi que des services offerts aux usagers. La recherche permet de rester en adéquation avec son époque et de s’adapter à un monde qui évolue à toute vitesse. Comme l’article nous le prouve, rien ne nous oblige à développer de nouveaux outils et à inventer des méthodologies inédites. Malgré le fait que nous devrions tous être des chercheurs dans l’âme, nous ne sommes pas forcément tous des chercheurs expérimentés, il est donc tout à fait envisageable de se servir de démarches existantes et ayant déjà fait leurs preuves afin de les appliquer à notre propre contexte.

Référence:

OGIER, Andi, HALL, Monena, BAILEY, Annette et STOVALL, Connie, 2014. « Data management inside the library : assessing electronic ressources data using the Data Asset Framework ». Journal of Electronic Ressources Librarianship [en ligne]. 04 juin 2014. Vol. 26, n° 2, pp. 101-113. [Consulté le 23 Septembre 2014]. Disponible à l’adresse : http://dx.doi.org/10.1080/1941126X.2014.910406