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Tout d’abord, parlons de ce qu’est la gouvernance de l’information : elle est transversale, pluridisciplinaire, globale et stratégique. Mais finalement, qui est-elle?

Elle est un ensemble de processus, d’outil et de réflexion sur la gestion de l’information durant tout son cycle de vie. On la voit surtout active dans le secteur privé, mais peu à peu nos administrations publiques s’y intéresse, et cherche à connaître comment l’intégrer dans leur politique stratégique et globale.

Le but de notre recherche a été d’une part de comprendre ce qu’est la gouvernance de l’information, mais surtout de savoir comment elle existe au sein des administrations publiques genevoises.

Le cas de l’administration publique genevoise

Armoirie Geneve.TIF

Dans toutes administrations publiques, de nombreux buts sont poursuivis, mais celui qui nous intéresse concerne le droit à l’information.
En effet, à Genève, la loi sur l’information au public ( la LIPAD) garanti aux citoyens, à travers les articles 18 et 24, le droit à une information fiable, transparente, protégée et disponible. Nous avons donc chercher à savoir si notre administration publique remplissait sa mission, et comment.

L’archiviste, un ambassadeur de choix

Pour cela, nous sommes parties à la rencontre des personnes les plus à même de nous en parler : les archivistes. En effet, ils savent que l’information est une ressource qu’il faut bien gérer et protéger, mais ils sont aussi les ambassadeurs des besoins informationnels et incarnent le lien entre les collaborateurs et la direction.
Dès lors, nous avons mené des entretiens avec des représentants des départements de l’état de Genève, mais aussi des communes : en effet, le canton ayant deux niveaux de fonctionnement politique, il était logique d’interroger des professionnels de l’information représentant de ces deux milieux.

Un outil de diagnostic : le modèle de maturité de gouvernance d’ARMA

ARMA international a élaboré un modèle de référence qui permet aux institutions d’évaluer leurs pratiques de gouvernance, selon huit principes :

  • La responsabilité
  • La transparence
  • L’intégrité
  • La protection
  • La conformité
  • La disponibilité
  • La conservation
  • La disposition

et avec cinq niveaux de maturité :

  1. Insuffisant
  2. En développement
  3. Essentiel
  4. Proactif
  5. Transformationnel

Les niveaux de maturité à Genève : qu’en disent nos archivistes ?

A l’aide de notre modèle ARMA, nous avons questionné nos participants sur leur perception de la maturité de leurs pratiques, et les résultats sont surprenants.

Les niveaux attribués : le minimum semble acquis mais les disparités sont là

Niveau attribués

Le niveau le plus attribué est le trois. Dans le modèle ARMA, ce niveau correspond au minimum à atteindre pour parler de gouvernance : une réflexion est déjà entamée, et l’organisation répond aux exigences légales, réglementaires et d’affaire (ARMA, 2016). Pour nos répondants, les pratiques en matière de gouvernance sont en tout cas en accord avec le cadre législatif.
Au contraire, les notes les moins attribuées sont le un et le cinq : elles représentent les deux extrêmes de notre modèle de référence, où le un est le niveau « insuffisant » et le cinq celui où chaque processus informationnel dans l’organisation fait partie de la gouvernance.

Le plus intéressant est leur présence dans les réponses : certaines pratiques sont considérées comme « parfaites » alors que d’autres sont clairement inexistantes, ce qui démontre une disparité dans la maturité des pratiques.

moyenne niveau arma

Les principes les plus mûrs : la protection et la conservation

La protection concerne tout ce qui touche aux données personnelles et privées, et la conservation traite de la préservation des documents et informations dans les différents délais légaux. Selon nos observations, ces deux principes dépendent du cadre légal et normatif, donné par la LIPAD et par la loi sur les archives publiques (la LArch). Les pratiques sont donc balisées et étroitement encadrées, ce qui laisse peu de de marge de manœuvre.

Les principes les moins mûrs : la transparence et la disponibilité

La transparence, c’est documenter tous les processus et les activités d’une organisation, et que cette documentation soit à disposition de tous. La disponibilité, c’est rendre l’information trouvable, récupérable avec efficacité et précision.
Cette constatation est assez représentative des problèmes de traçabilité et de sécurité de l’information identifiés par nos participants.
Pour certains, ces problèmes sont révélateurs d’un manque de contrôle de la gestion informationnelle à un niveau global : il n’y a pas d’obligations pour les collaborateurs de se coordonner ni d’appliquer les procédures proposées. Mêmes si elles existent, elles ne sont pas forcément connues et utilisées. Mais pire que la perte de contrôle, une mauvaise gestion des documents peut entraîner des failles dans le système et permettre à des utilisateurs non-autorisés d’accéder à certaines données : on peut alors délivrer de faux documents, ou transmettre des informations confidentielles à la presse…

Un coup dur pour remettre en confiance les citoyens.

Une administration prête pour la gouvernance ?

Malgré une maîtrise de l’information encore instable, le canton de Genève commence à réfléchit sur la notion de gouvernance au sein de son administration : l’un de nos archivistes déclare

 Je pense que maintenant, de plus en plus, dans les administrations, on a conscience qu’une bonne gouvernance de l’information est juste, utile et nécessaire.  (Archiviste n°16, 2017).

Peu à peu, processus par processus, on reconnaît enfin l’utilité de la gouvernance de l’information : parce qu’elle unit, qu’elle renforce la cohésion et qu’elle résout des problèmes, elle se fraie un chemin à travers la réflexion stratégique de l’état, et semble, pour les archivistes, faire partie de l’administration publique de demain.

Bibliographie

ARMA INTERNATIONAL. Information Governance Maturity Model [en ligne]. 2013. [Consulté le 3 avril 2017]. Disponible à l’adresse : http://www.arma.org/docs/bookstore/theprinciplesmaturitymodel.pdf?sfvrsn=2

LOI SUR L’INFORMATION DU PUBLIC, L’ACCÈS AUX DOCUMENTS ET LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (LIPAD: A 2 08): LÉGISLATION GENEVOISE. Site de l’Etat de Genève [En ligne]. 5 octobre 2001. [Consulté le 17 juillet 2017]. Disponible à l’adresse : HTTPS://WWW.GE.CH/LEGISLATION/RSG/F/S/RSG_A2_08.HTML

LOI SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES (LARCH: B 2 15): LÉGISLATION GENEVOISE. Site officiel de l’Etat de Genève [En ligne] . 1er décembre 2000. [Consulté le 17 juillet 2017]. Disponible à l’adresse : https://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_b2_15.html

Règlement d’application de la loi sur les archives publiques (RArch: B 2 15.01) : législation genevoise. Site officiel de l’Etat de Genève [en ligne]. 21 août 2001. [Consulté le 17 juillet 2017]. Disponible à l’adresse : http://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_b2_15p01.html

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