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Dans ce billet de blog, nous allons parler en quelques mots de la gouvernance de l’information et du projet RSD Glass Infonomics d’après ce que nous avons pu étudier dans le cadre de notre projet de recherche de master intitulé « Validation of an information governance maturity model in the Wallis State Archive ». Le poster tiré de ce projet peut être retrouvé ici.

Le big data…

Cela fait presque 20 ans que l’on parle de big data et le phénomène s’accélère, on crée et stock de plus en plus d’informations ; les défis liés au big data ne cessent de se multiplier. On associe souvent le big data à la croissance du volume d’information, mais il y a d’autres facteurs qui rentrent en compte. Doug Laney[1] définit le big data avec l’augmentation de 3 « V »s de l’information :

  • Volume
  • Vélocité
  • Variété

Pour faire face à ces trois éléments, il devient primordial de mettre en place des stratégies au niveau de l’entreprise pour gérer l’information de sa création à sa destruction ou sa conservation en prenant en compte tous les éléments qui peuvent se produire durant tout le cycle de vie de l’information, et l’on pense notamment à la conformité réglementaire et administrative ou au e-discovery déjà très présents aux Etats-Unis et qui commence à apparaître dans les entreprises européennes.

La gouvernance de l’information : une définition

La gouvernance de l’information est une réponse adéquate. Les définitions de la gouvernance de l’information sont nombreuses, la plupart d’entre elles proviennent de la pratique professionnelle et des groupes de consulting. Nous retiendrons ici la dernière définition à laquelle ont adhéré 93% des participants à l’enquête menée par IG Initiative publiée en novembre dernier :

“Information governance is the activities and technologies that organizations employ to maximize the value of their information while minimizing associated risks and costs.”[2]

le projet RSD Glass Infonomics

Comme nous l’avons vu dans la définition donnée ci-dessus, la gouvernance de l’information doit prendre en compte trois éléments différents ; les coûts, les risques et la valeur de l’information afin de diminuer les deux premiers et de maximiser le troisième. Or, on sait qu’avec le temps, c’est l’inverse qui se passe. En effet, la valeur de l’information diminue dans le temps avec la diminution de son utilité métier alors que les coûts cumulés augmentent et les risques liés à l’information, c’est pourquoi il est important de prendre de meilleures décisions quant à la suppression des information sans valeur et qu’il n’est pas légalement tenu de garder.

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Évolution de la valeur, des coûts et des risques de l’information dans le temps[3]

L’effet est triple puisque cela permet de limiter les coûts de stockage, les risques liés à des informations (e-discovery, vol de données, …) et de mettre en valeur les informations de valeur sur lesquels on peut concentrer ses efforts. Ce sont là exactement les objectifs du projet RSD Glass Infononomics[4] (Infonomics étant une contraction des termes information et economics) actuellement en cours à la HEG effectué en partenariat avec RSD qui propose des solutions en gouvernance de l’information dont le but est de créer une nouvelle plateforme : RSD Glass Infonomics qui permettra la mesure et la gestion automatisée des coûts, des risques et de l’information.

Les professionnels de l’information

La définition de la gouvernance de l’information donnée ici peut sembler bien éloignée du domaine des sciences de l’information ; et pourtant les professionnels de l’information sont les plus qualifiés pour répondre à ces exigences, car ce sont eux qui connaissent le mieux les caractéristiques de l’information qui doivent entrer en compte pour définit la valeur de l’information ; les archivistes ne le font-ils par depuis longtemps ?

Solange Caro et Séverine Gaudard

[1] LANEY, Doug, 2001. 3D Data Management: Controlling Data Volume, Velocity, and Variety. Gartner [online]. 6 February 2001. [Consulted 5 January 2016]. Available at: http://blogs.gartner.com/doug-laney/files/2012/01/ad949-3D-Data-Management-Controlling-Data-Volume-Velocity-and-Variety.pdf

[2] IG INITIATIVE, 2015. IGI Annual Report 2015-2016 [online]. 12 October 2015. [Consulted 15 January 2016]. Available at: http://iginitiative.com/reports/information-governance-initiative-annual-report-2015-2016/ [for members only]

[3] COMPLIANCE, GOVERNANCE AND OVERSIGHT COUNCIL (SGOC), 2012. Information Economics Process Assessment Kit [online]. 21 November 2012. [Consulted 7 January 2016]. Available at: http://www.cgoc.com/resource/information-economics-process-assessment-kit/

[4] RSD GLASS, 2013, RSD announces the development of an innovative model and solution to support Infonomics, in partnership with the Geneva School of Business Administration. RSD [online].4 December 2013. [Consulted 4 January 2014]. Available at : http://www.rsd.com/press-releases/rsd-announces-development-innovative-model-and-solution-support-infonomics