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Une théorie des 3 âges…

Qu’il s’agisse d’expliquer à des profanes, au cours d’un dîner, en quoi peut bien consister son travail et le records manager se retrouve dès la première phrase à mimer avec les mains trois petits tas sur la table, qu’il nomme archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives.

Il explique alors qu’il s’agit du cycle de vie d’un document. Un document figurant dans les affaires traitées en ce moment fait partie des archives courantes. Une fois le dossier clôt, il peut être gardé, à titre informatif ou pour des raisons légales; il fait alors partie du «tas» archives intermédiaires.

Vient le moment où le document n’a plus de valeur administrative, ou valeur primaire, soit l’utilité première pour laquelle il a été créé. Sa durée de conservation légale a été atteinte, ou il n’est plus consulté pour la gestion courante. Il peut alors être détruit, ou conservé pour sa valeur secondaire, ou historique. C’est en général à ce moment-là qu’il change physiquement de locaux et rejoint les archives. On admet communément que les archives définitives représentent environ 5% des documents, la grande majorité des documents étant éliminée après le stade d’archives intermédiaires.

…bousculée par les archives électroniques

Or, voilà que cette théorie des trois âges est de plus en plus controversée. L’évolution récente des technologies vient bouleverser cette trinité réconfortante. Les 3 âges ne sont plus une théorie pertinente dans le domaine de l’archivage électronique, selon un article du blog archivesonline paru en 2010. Le concept d’archives intermédiaire serait dépassé, affirme Daniel Ducharme lors d’un congrès de l’Association des Archivistes du Québec.

On est alors en droit de se le demander : que va faire le records manager de ses mains la prochaine fois qu’on lui demandera, pour la énième fois, ce qu’il peut bien faire de ses journées?

Quelle est la raison d’un tel désaveu? La gestion informatique. En permettant la prise en charge d’un document au moment de sa création, elle rendrait le stade intermédiaire difficile à localiser, et inutile. Cette idée se retrouve sous la plume de différents blogueurs:

(Re)lire Pérotin : 5 âges ?

Michel Caya, lors de la conférence donnée en 2004 appelle à relire Pérotin pour comprendre la genèse de la théorie. Il explique qu’Yves Pérotin, en 1961, dans l’article fondateur: « L’administration et les trois âges des archives », (Seine et Paris, o 20, octobre 1961,  1-4) ne parlait pas forcément de trois âges mais plutôt de cinq âges. L’âge intermédiaire serait divisé en 3 dépôts:

  • un 1er dépôt pour les archives consultées de manière fréquente mais non quotidienne;
  • un 2ème dépôt pour les archives auxquelles on ne fait plus appel pour le suivi des affaires, mais plutôt à titre de référence ou pour vérification;
  • un 3ème dépôt pour les archives qui perdent leur valeur de référence mais prennent une valeur indirecte, à des fins de recherche.

Ce qui distingue ces différents bassins [dépôts], c’est la facilité d’accès.

Ce découpage en cinq âges peut laisser perplexe. Caya l’explique comme le révélateur de «la nature exploratoire des propositions d’Yves Pérotin».Ce qui est important ici, ce n’est pas le chiffre trois, mais la notion d’âges.

Un document a différents «stades de vie» et doit être géré de la meilleure manière possible à chaque stade.

Différentes solutions

Dans une telle optique, les différentes solutions de gestion des documents respectent toutes à leur manière la pensée de Pérotin.

  • Quand Anouk Dunant Gonzenbach propose d’abandonner la notion d’archives intermédiaires, elle n’est pas en contradiction avec la vision de Pérotin. Elle remplace les 3 âges par une distinction, au moment de la création, entre documents dont la valeur probante doit être garantie, pour des raisons légales, et les autres. Cette distinction lui paraît plus facile à communiquer auprès des professionnels avec lesquels elle travaille.

Pour conclure

Notre conclusion sera la même que celle de Lourdes Fuentes Hashimoto qui revient, en décembre 2011, sur son article d’archivesonline cité plus haut, en co-signant avec Pierre Marcotte, l’article «Back to basics: et si on relisait Pérotin?» :

«Certes dans l’électronique la distinction entre les trois âges a tendance à devenir floue. Mais les notions de cycle de vie, de durée d’utilité, de localisation physique des archives et de responsabilités des acteurs sont tout à fait pertinentes.»

Laurence Gauvin et Aurélie Cardinaux