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Que ce soit dans la littérature professionnelle, dans les normes, dans les guides, publiés par des archivistes, records managers, qualiticiens, informaticiens ou consultants, la définition du mot GED est reprise à toutes les sauces. Il existe une multitude de définitions tournant autour d’un certain nombre de caractéristiques mises plus ou moins en avant selon le domaine de spécialité dans lequel on se trouve. Pour essayer de s’y retrouver un peu et d’orienter notre recherche, nous sommes passées par l’étape obligatoire de la définition. Voici quelques éléments de notre réflexion.

La GED n’est pas un champ d’application

L’abréviation GED est parfois utilisée à tort, selon nous, pour définir le champ d’application de la gestion des documents. GED désigne alors ce que l’ICA définit comme l’ensemble des mesures systématiques visant à l’économie et à l’efficacité dans la création, le tri, la conservation et l’utilisation des archives et permettant à un organisme d’établir un contrôle sur l’information qu’il génère. Ce qui amène une certaine confusion entre les différents acteurs de l’information. D’autre part, ce champ d’application apparaît sous d’autres termes plus significatifs dans la littérature professionnelle: Michel Roberge parle de gestion intégrée des documents (GID), la norme ISO 15489 de Records Management (RM) et la norme ISO 30’300 de système de gestion des documents d’activité (SGDA). Ainsi, l’abréviation GED nous semble devoir être réservée pour désigner un «outil approprié» servant le «système de management de la gestion de l’information». Cet outil ne gère qu’une partie seulement de la gestion de l’information. Nous allons voir laquelle.

La gestion électronique des documents numériques

Plusieurs sources proposent la GED comme étant la gestion par des moyens électroniques (dispositifs informatique, hardware et software) des documents uniquement sur support numérique (nés-numérique ou dématérialisés). Cette définition exclut du champ de la GED la gestion des autres supports d’archives. C’est le cas de Michel Roberge ou du PIAF. Mais quelles sont les fonctions de ces outils?

Une application informatique, un « outil »

Faisons un petit tour dans le monde des technologies de l’information (IT). L’outil GED est un EDM (Electronic Document Management). Il fait partie d’une famille plus large, les ECM (Entreprise Content Management). Dans cette famille, on retrouve aussi le CMS (Content Management System), l’ERP (Entreprise Resource Planning), les logiciels collaboratifs, de bureautique, de messagerie et les portails, et les DAM (Digital Asset Management). L’EDM est la «gestion informatisée d’un ensemble de documents dont les fonctionnalités concourent à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement des documents» en assurant:

  • «l’intégration (acquisition/conversion/compression) de documents issus de sources diverses (clavier, stylo, caméra, téléphone, micro, télécopie);
  • l’identification (indexation) de ces documents;
  • leur archivage (stockage);
  • leur restitution (consultation);
  • leur administration (diffusion et supervision);
  • et leur sécurité (physique et niveaux de confidentialité)» (Dictionnaire de l’information et dicofr.com)

Pour résumer, la GED stocke et diffuse des documents numériques. Alors que le CMS stock et diffuse des contenus publiés sur les sites web de l’entreprise, l’ERP stock et diffuse toutes les données propres aux activités et le DAM stock et diffuse les supports multimédias (images, musiques et vidéos). De son côté l’ECM gère les flux, les workflow et les processus liés à ces actifs informationnels.

La définition se rapprochant le plus de notre vision

En 2013, les archives de l’Etat de Genève ont publié une politique de gouvernance des documents électroniques dans laquelle on trouve une définition intéressante: la GED est un «terme qui désigne une application visant à organiser et gérer des documents numériques au sein d’un organisme à travers des fonctions de gestion des métadonnées, de classement, de stockage, d’accès (navigation et recherche) et de consultation. Elle peut également prendre en compte les durées d’utilité légale et administrative ainsi que le sort final (destruction ou transfert aux archives définitives) du document, ce qui facilite la gestion de celui-ci durant son cycle de vie».

Le schéma accompagnant cette défintion, permet également de situer l’application GED au sein du cycle de vie (c’est-à-dire durant les 2 premiers âges). Nous reviendrons à cette notion d’âges dans un prochain article.

Pour conclure, dans le cadre de notre projet de recherche nous allons nous appuyer sur la définition suivante:

  • la GED est un terme générique désignant un système d’information, et plus spécialement une application informatique. Cette application assure les fonctions de stockage-archivage, de consultation et de diffusion des documents nés-numériques ou dématérialisés. Les documents qu’elle gère ont été produits ou reçus dans le cadre des activités d’un organisme;
  • elle permet d’organiser et de gerer ces documents en les intégrant, en les identifiant, en les stockant, en les restituant, en les administrant et en les sécurisant;
  • elle propose un certain nombre de modules permettant de gérer les méta données, le classement, l’accès, les flux de validation et le cycle de vie, de la création à la destruction ou le transfert en archives pérennes;
  • elle s’intègre généralement dans l’environnement de l’organisme en étant en lien avec les autres technologies de l’information et de la communication. De fait, elle s’inscrit dans une politique globale de management de l’information en charge du contrôle efficace et systématique des documents d’activité.

Aurélie Cardinaux et Laurence Gauvin