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Notre projet est l’évaluation de la performance d’une application informatique de gestion électronique des documents (GED) selon les bonnes pratiques et exigences du Records Management (RM). Il se confronte aux a priori de beaucoup d’organismes, à savoir l’achat d’une application prêt-à-porter comme réponse magique à tous les besoins en gestion documentaire.

L’objet GED

L’objet principal de notre recherche est l’application GED. Plus précisément, nous cherchons à évaluer l’implémentation d’une GED dans son contexte organisationnel. Pour mieux cerner cette idée, commençons par préciser ce que nous n’allons pas faire. Nous n’allons pas évaluer les différents outils de Gestion Electronique des Documents présents sur le marché. En effet, une telle évaluation nous paraît dénuée de sens: chaque organisme est unique et a des besoins différents en matière de gestion des documents d’activité. Une démarche qui consisterait à évaluer les outils serait donc, à notre sens, totalement erronée, car elle admettrait implicitement qu’il existe bel et bien des outils prêt-à-porter qu’il suffirait d’imposer à chaque organisme pour combler tous ses besoins en gestion documentaire.

Logique de prêt-à-porter

Cette idée de logiciels prêts-à-porter se présente régulièrement dans la pratique. Nous avons rencontré à diverses reprises des situations en entreprise où cette logique était de mise. Quelle est la situation réelle du choix d’une GED et de son implémentation au sein d’un organisme ?

En caricaturant un peu, voici les situations que nous avons observées: quand le besoin d’une meilleure gestion se fait sentir, la direction demande aux informaticiens de choisir le meilleur outil à moindre coût, dans un laps de temps très restreint. Ceux-ci sortent alors de leur chapeau le logiciel miraculeux qui réglera tous les problèmes de l’organisme. Les choix semblent être de l’ordre de la croyance quasi mystique dans les capacités techniques de telle ou telle entreprise. Le bagoût des représentants en logiciels y est parfois aussi pour quelque chose (voir à ce propos l’article de Roberge)

Le gros du travail est ensuite de demander des fonds puis d’implémenter l’outil au niveau technique. Viendra, tout à la fin, le moment où l’on présentera le bel outil flambant neuf aux utilisateurs, sommés d’adopter sans sourciller.

Nous forçons ici intentionnellement le trait, et il n’est en aucun cas question d’en déduire des généralités ou d’incriminer qui que ce soit; à part peut-être les records managers et archivistes qui, quand ils existent au sein d’un organisme, n’ont pas réussi à se faire reconnaître comme des interlocuteurs privilégiés dans ce domaine.

Le Records management, les normes de qualité et la GED

Quelle doit être la place du records manager ou de l’archiviste dans l’implémentation d’une application GED ? Quelle expertise peut-il apporter au moment du choix de l’outil et de son intégration dans l’entreprise ? Nous avons décidé de prendre ce questionnement à rebours en nous situant au niveau du contrôle qualité du système, tel qu’il est prescrit dans la famille des normes ISO 9’000 traitant de la qualité.

Une telle démarche correspond à la réalité des entreprises aujourd’hui. En effet, la plupart des organismes utilise déjà un outil GED. Les phases de planification et d’action telles qu’elles sont décrites par la roue de Deming ont eu lieu. Il existe aussi certainement un processus de contrôle et de validation informatiques. L’amélioration de l’application GED au niveau informatique nous paraît donc réelle.

Cependant, qu’en est-il de la conformité du système aux exigences du Records management? Selon la roue de Deming, le contrôle est une étape essentielle dans l’amélioration du système. Or, après avoir parcouru la littérature se rapportant à la GED au niveau du records management, nous nous rendons compte qu’aucun document synthétique ne fixe réellement les exigences en la matière: les exigences sont à collecter dans les normes (ISO, Moreq etc) et dans les bonnes pratiques édictées par les associations professionnelles (APROGED, ARMA, etc.). Il n’existe pas non plus de grille pratique qui permettrait de vérifier que les bonnes pratiques RM sont bien respectées par un système de GED au sein d’une entreprise.

Notre étude est une tentative pour combler ce manque. Pour atteindre notre objectif, nous allons donc plonger dans les différentes normes et bonnes pratiques RM en lien avec la GED pour en ressortir les indicateurs importants pour l’évaluation d’un système de gestion électronique des documents. Ces indicateurs nous permettront ensuite de construire une grille d’évaluation du système destinée aux records managers et archivistes.

Laurence Gauvin et Aurélie Cardinaux